Менеджмент І Лідерство

П'ять етапів проекту

Менеджер проекту та член команди, які працюють за дошкою з наклейками на одному з них

••• Гері Берчелл/Getty Images



Кожен великий робочий проект проходить п’ять етапів. Довжина та деталі можуть відрізнятися від проекту до проекту, але всі вони будуть відповідати одній базовій структурі. Хоча деякі методології проекту наприклад, гнучкі підходи стискають або повторюють наступні етапи в більш швидких ітераційних циклах, робота кожної фази помітна і чітка в кожному проекті.

П'ять етапів

Формальні етапи проекту такі:

  1. Ініціація : формування команди проекту, статут проекту та початок роботи
  2. Планування : остаточне визначення обсягу проекту, визначення детального розкладу робіт, оцінка ризику, визначення потреб у ресурсах, завершення розкладу та підготовка до фактичної роботи
  3. Виконання : виконання фактичної роботи, що вимагається визначенням та обсягом проекту
  4. Монітор і контроль : фактичний управління , звітність та контроль ресурсів і бюджетів на етапі виконання
  5. Закриття проекту: виконання проекту, оцінка набутих уроків, перенесення роботи команди проекту

ДО керівник проекту буде вести свою команду через ці п’ять етапів поспіль — незалежно від розміру проекту — до завершення проекту. Для гнучких або ітеративних проектів типу розробки планування та виконання відбуваються короткими стрибками або спринтами, при цьому етапи повторюються, поки проект не буде завершено до задоволення замовника.

Розглянемо ці етапи більш детально.

Ініціація

Надійна ініціація проекту не тільки налаштує ваш проект на успіх, але також закладе основу для всіх майбутніх етапів. Під час ініціації ви отримаєте призначення членів проектної групи, проінформуєте їх про загальні цілі проекту та задасте клієнту або власнику проекту якомога більше запитань, щоб ви могли ефективно спланувати проект. Це також чудовий час, щоб побудувати командний ентузіазм щодо проекту та зібрати будь-які деталі в останню хвилину, які можуть вплинути на планування проекту. Додаткові кроки включають:

  • Аналіз зацікавлених сторін
  • Призначення an виконавчий спонсор
  • Розробка статутного документа та спілкування
  • Офіційна стартова зустріч

Планування

Після того, як ви розпочали проект і зібрали всю необхідну інформацію, ви почнете планувати свій проект. Етап планування залежить від розміру вашого проекту, обсягу інформації, яку ви маєте впорядкувати, і від того, наскільки велика ваша команда. Результат планування повинен бути чітким план проекту або розклад, за яким кожен буде виконувати свої завдання.

Використання програми планування проекту, наприклад Microsoft Project або Basecamp, надзвичайно корисно під час планування проекту. Є й інші безкоштовні варіанти, доступні в Інтернеті. Проте, незважаючи на те, що використання програми планування проекту є корисним, це не завжди є необхідним. Не менш ефективним є використання Excel і Word для створення плану та передачі його команді.

Конкретні завдання на етапі планування включають:

  • Створення комунікаційного плану для різних зацікавлених сторін
  • Розробка детальної структури роботи
  • Виявлення критичний шлях
  • Нанесення ресурсів на план проекту та уточнення послідовності роботи на основі залежності проекту та ресурсні обмеження
  • Розробка детального розкладу
  • Оцінка ризиків та розробка пріоритету ризиків та плану їх зменшення

Виконання

Тепер, коли у вас є чіткий план проекту, команда може розпочати виконання проекту відповідно до поставлених завдань. Це етап, коли всі починають виконувати роботу. Ви захочете офіційно розпочати етап виконання з особистих зустрічей, щоб переконатися, що кожен має те, що йому потрібно, щоб почати виконувати свою частину проекту. Початок роботи команди на правильному шляху є невід’ємною частиною успіху проекту, тому чітко сформулюйте розклад і план комунікацій.

Монітор і контроль

Поки проект перебуває на етапі виконання, ви почнете контролювати та контролювати його, щоб переконатися, що він рухається за планом. Існує безліч способів моніторингу та контролю проекту. Випадкові перевірки з керівниками команд, організовані щоденні «вставання» або більш офіційні щотижневі зустрічі стану ефективними. Інформація, яка надходить від цих зустрічей або каналів зв’язку, буде інформувати про петлю зворотного зв’язку та, зрештою, будь-яке перепланування та коригування, які можуть знадобитися для проекту.

Додаткові важливі заходи на цьому етапі включають:

  • Дотримуйтесь попередньо створеного плану комунікації, щоб забезпечити обізнаність зацікавлених сторін про статус проекту
  • Моніторинг робочих колективів і робочої діяльності на критичному шляху
  • Виявлення можливостей покращити продуктивність розкладу шляхом швидкого відстеження або паралельного завершення діяльності або, за потреби, збою розкладу шляхом додавання ресурсів
  • Моніторинг фактичних та запланованих витрат
  • У деяких випадках моніторинг, розрахунок та звітність щодо заробленої вартості для плану проекту
  • Моніторинг і пом’якшення ризиків, а також уточнення плану ризиків за потреби

Проект Закрити

Після того, як усі деталі та завдання вашого проекту будуть завершені та затверджені клієнтом або власником проекту, ви можете остаточно закрити свій проект. Це може здатися формальністю, але закриття проекту настільки ж важливе, як і його початок, планування та виконання.

Хороший менеджер проекту задокументує всю інформацію з проекту та акуратно організує її, щоб у разі потреби можна було повернутися до неї. Це також сприятливий час для проведення патоморфологічного огляду проекту, щоб усі члени команди могли обміркувати, що було правильно, а що не так під час проекту. Усі важливі нотатки проекту також мають бути задокументовані, щоб можна було поділитися результатами з іншими учасниками проекту та помістити їх у папку історії проекту. Нарешті, важливо офіційно відкласти роботу команди проекту, надавши зворотний зв’язок та оцінку ефективності, як зазначено в політиці вашої фірми.